FileMaker: perché un database relazionale può cambiarti la vita

“RDBMS? E che cos’è?” È questa la prima reazione del neofita, quando qualcuno gli dice che ci sono altri sistemi per archiviare i dati oltre al consueto spreadsheet. Con questo articolo faremo una panoramica sulle principali applicazioni di FileMaker. Cos’è, come funziona e perché può cambiarti la vita. A partire dal modo di gestire i tuoi contatti in agenda.

In principio era lo spreadsheet

Fino ad allora il nostro neofita si costruiva i suoi bei tabulati, e di solito cominciava con l’agenda telefonica. Il neofita di cui sopra si ingegnava anche a creare una sorta di impaginazione, in modo da portarsi in tasca l’agendina. Ben stampata con la getto di inchiostro a colori, da mostrare orgoglioso agli amici che ne sapevano ancor meno di lui.

Poi, un amico annuncia orgoglioso che ha anche una villetta al mare. E quindi, un altro indirizzo e un altro numero di telefono. Ma l’amico ha anche un ufficio. Anch’esso con un indirizzo, un numero di telefono e magari anche un fax. E ti accorgi che quella colonna non basta più. E come fare con quegli amici che di cellulari ne hanno tre? Ogni volta bisogna creare una nuova colonna: cellulare1, cellulare2, cellulare3. E adesso come faccio? Mica posso allungare a dismisura il tabulato. Anche perché ad un certo punto sarà troppo lungo per essere stampato.

RDBMS revealed

È quello che è successo a me, diversi anni fa. Poi, qualcuno mi ha suggerito di usare un database. A quel tempo ne sapevo ancor meno di adesso, e quindi mi serviva qualcosa facile da usare. Quello stesso qualcuno mi ha parlato di un programma per costruire database semplice e intuitivo: FileMaker.

Erano ancora i tempi di FileMaker 4. Si creavano campi e record, che potevi posizionare semplicemente cliccandoci sopra e spostandoli con il mouse. E poi, andando avanti con le versioni (siamo alla 12) impari un nuovo termine: le relazioni.

E finalmente capisci che cosa significa l’acronimo che avvia queste mie note. RDBMS, Relational DataBase Management System: sistema per gestire un database relazionale.

I vantaggi di un database relazionale

Ricordate quando abbiamo detto che, con il tradizionale spreadsheet, per ogni nuovo indirizzo o numero di telefono si doveva aggiungere una nuova colonna al tabulato? Niente paura, abbiamo finito di tribolare. Con il sistema relazionale, ad ogni amico si possono finalmente associare tanti telefoni e indirizzi. Ovvero, tutto quanto si riferisce in modo univoco a quella data persona. E siccome l’appetito vien mangiando, con FileMaker ti accorgi che puoi gestire cose ben più complesse di una semplice agendina telefonica.

Le applicazioni di FileMaker

Ricordo le difficoltà quando si è trattato di usare le cosiddette relazioni molti-a-molti, quando dovevo creare dei report, quando volevo creare routine automatizzate per la ricerca e il filtraggio dei dati. O quando creavo menù iniziali che tramite pulsanti portavano a determinate schermate, o che avviavano operazioni automatizzate.

In tutto questo mi è stato di grandissimo aiuto proprio FileMaker.

Un programma che nel tempo si è evoluto fino al punto di poter creare e gestire vere e proprie interfacce web. C’è chi con FileMaker ha costruito complessi siti di e-commerce, o chi gestisce efficacemente interi reparti ospedalieri. E il neofita come me – perché sebbene abbastanza evoluto, rimango sempre un dilettante – prova una sensazione di completezza, quasi una gioia fanciullesca, quando vede che il suo progetto è venuto bene. Vedere che le relazioni funzionano, che le condizioni che poni si verificano puntualmente, che i tuoi output a stampa e a video hanno un aspetto professionale, è una soddisfazione impagabile.

Come quando inserisci in un campo un indirizzo, e tramite il web viewer vedi la strada che corrisponde all’indirizzo su Google Maps. E impari che con quest’oggetto all’apparenza misterioso, il web viewer, ti puoi sbizzarrire a piacimento. Puoi persino creare itinerari collegandoti alla rete.

E i campi contenitore? Ne vogliamo parlare? Ci metti dentro quello che vuoi, da un documento alla tua canzone preferita da ascoltare mentre aggiorni il database. Tutto con una semplicità disarmante. Anche quelle tecniche che in prima battuta ti sembrano ostiche si rivelano accessibili. E se una volta per fare un grafico dovevi esportare i dati in uno spreadsheet o usare un plug-in, adesso puoi illustrare graficamente i tuoi dati direttamente all’interno di FileMaker.

Potremmo continuare per ore: le funzionalità di FileMaker sono tante e tali che servirebbero interi volumi per descriverle. Soprattutto con le ultime versioni.

Perchè proprio FileMaker?

Abbiamo visto come un database relazionale può fare la differenza nell’archiviazione dei dati. A partire dalla nostra agendina fino alla gestione di vere e proprie interfacce web. Certo, ci sono altri mezzi e altre piattaforme per gestire un database relazionale. Ma sono mondi pressoché preclusi ai dilettanti, ancorché evoluti: penso a Oracle, DB2, lo stesso MySQL. FileMaker permette di fare quasi le stesse cose con una semplicità e intuitività sconosciute ad altri sistemi, per quanto potenti.

Se esiste un RDBMS for the rest of us, è proprio FileMaker.