Ancora tu? La Fatturazione Elettronica e FileMaker nel 2023

Tornare a parlare di fatturazione elettronica muove sentimenti profondi, da una parte l’imbarazzo di ritornare su sentieri già percorsi, dall’altra un languore che sembrava dimenticato, un pò come quando si torna dalla nonna che ti prepara il mangiarino che adoravi da bambino.

E allora scattano le suggestioni, le citazioni, per dirla con Lucio Battisti

“Ancora tu ? Ma non dovevamo vederci più ?
Sei ancora tu Purtroppo l'unica
Ancora tu L'incorregibile
Ma lasciarti non è Possibile
No lasciarti non è Possibile”

Superate le suggestioni umorali torniamo a parlare di FE perché da luglio 2022 anche gli operatori che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” dovranno obbligatoriamente fatturare in modalità elettronica (cosa peraltro già possibile ma non obbligatoria).

Ripercorriamo quindi le tappe di quella che è stata una vera e propria epopea digitale, nata tra molte ostilità e mille dubbi su come far entrare nel “maledetto” tracciato XML le situazioni più particolari (come la mitica la questione del contributo ENASARCO).
Alla fine però possiamo fieramente affermare di essere tra i pochi paesi europei ad essere completamente digitalizzati in materia di fatturazione (come noi solo il Portogallo), e non è cosa da poco.

Breve storia della Fattura Elettronica

Dal 6 giugno 2014 la FE diventa obbligatoria per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

Dal 31 marzo 2015 l’obbligo si estende a tutta la Pubblica Amministrazione.

Dal 1 gennaio 2019 la vera rivoluzione epocale: la FE diventa obbligatoria nei rapporti tra operatori economici in Italia, con l’esclusione quindi delle imprese in regime di vantaggio e i soggetti forfettari e delle fatture verso l'estero.

Dal 1 luglio 2022 cadono anche queste 2 esenzioni, restando in vigore solo l’esenzione per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (medici, fisioterapisti, igienisti etc).

Considerando che dal gennaio 2019 al novembre 2021 sono oltre due miliardi le fatture elettroniche emesse tra privati si tratta di una vera e propria rivoluzione del costume.

Come funziona

Sono tre gli attori coinvolti nella fatturazione elettronica: il Fornitore, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e il Cliente.

Il Fornitore (Cedente/Prestatore nel jargon della FE) produce la FE, che è un file di testo con codifica UTF-8 al cui interno i dati fiscali sono scritti in XML: i dati da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, cui va aggiunto l’indirizzo telematico dove consegnare la fattura al Cliente (Cessionario/Commitente in fatturese).

Una volta predisposta, la fattura viene inviata al Sistema di Interscambio, utilizzando la posta elettronica certificata (PEC), o tramite i canali telematici dedicati.

Il Sistema di Interscambio ha funzione di verifica e smistamento: controlla se la fattura contiene tutti i dati necessari, ne valida la congruità, verifica che i dati di mittente e destinatario siano validi (inutile dire che tutti questi controlli sono improntati alla pignoleria estrema, cosa forse inevitabile trattandosi di tasse).

In caso di esito positivo, il SdI consegna la fattura al destinatario.
L’operazione si conclude sempre con una “ricevuta di recapito”, che sarà:

• una ricevuta di scarto, se il file inviato non è formalmente valido
• una ricevuta di consegna, se la consegna al cliente è andata a buon fine
• una ricevuta di impossibilità di recapito, se la fattuta è valida ma la consegna al cliente non è andata a buon fine

Brevi cenni di anatomia del formato file

Il file XML della FE è diviso in due sezioni principali, e , a sua volta articolata in una sezione ed una , al cui interno troviamo la “ciccia” del documento, la sezione (le righe della fattura) e la sezione , che riassume gli imponibili IVA da cui viene calcolato l’importo dell’IVA della fattura.
In molti campi sono consentiti solo valori appartenenti ad una lista specifica (per es. il formato trasmissione accetta solo FPA o FPR), tutti i campi hanno una lunghezza minima e massima da rispettare; gli altri attributi relativi ai caratteri consentiti sono definiti in un file XSD.
In generale l’XML che viene usato è semplice, “no frills” (vedi esempio), ma in varie sezioni la gerarchia dei dati lo rende abbastanza delicato da compilare:

Esempio dell’elemento Dati trasmissione
IT PPTGPP19T27L333T 99 FPR12 0000000

L’evoluzione del formato file

Il tracciato della FE non ha subito cambiamenti radicali dal suo avvento in poi: sono state aggiunte a più riprese varie specifiche (tipi di documento, tipologie di esenzione IVA, specifiche relative alle dichiarazioni di intenti etc) ma in termini di struttura dei dati l’unica modifica rilevante si è avuta a fine 2020 con l’introduzione della possibilità di indicare molteplici ritenute d’acconto (tra cui anche una dedicata all’ENASARCO !), mentre prima era possibile indicare una sola ritenuta.

La Fattura Elettronica e i sistemi gestionali

A oltre 2 anni dall’avvento della FE - dopo un avvio burrascoso - le cose si sono stabilizzate, anche grazie all’arrivo sulla scena di una serie di players (ad esempio commercialisti), per cui alcune parti del processo vengono gestite in autonomia da queste figure.

Per aziende e privati che gestiscono in maniera digitale il proprio lavoro utilizzando un proprio database (FileMaker o altro) il punto critico del processo resta la creazione di un file XML che riporti dati congrui, quindi un file corretto dal punto di vista lessicale (un XML valido), sostanziale (dati corretti secondo la logica dell’AdE ) ed infine formale, tali cioè da rispettare le specifiche fissate dall’AdE. Queste specifiche sono oltremodo precise, puntigliose, e arrivano a riguardare anche la lunghezza del dato o il modo con cui viene scritto (per es. la provincia va scritta in maiuscolo, pena errore e conseguente scarto della fattura).

In maniera altrettanto evidente la via maestra per arrivare in maniera rapida ed efficiente ad un file XML valido è quello di integrare il proprio sistema gestionale con un modulo “esterno”, dedicato alla sola trasformazione dei nostri dati nelle entità richieste dall’AdE
Un sistema quindi di controllo dei dati e di generazione del file XML che

1. Riproduca l'articolazione relazionale prevista dalle specifiche
   Le specifiche prevedono l'inserimento di dati relativi al documento (tipo documento, causale, numero ecc …), e la possibilità di specificare N dati (obbligatori o accessori) (righe fattura, ordini d'acquisto, contratti, pagamenti): dovremo quindi avere una tabella master e una tabella correlata per ognuna dei dati correlati
2. Esegua una procedura di verifica di congruità dei dati
   La congruità riguarda sia la presenza di dati obbligatori, che il formato dei vari campi e la lunghezza del contenuto
3. Crei un file XML in formato UTF-8 con logica modulare, in modo che contenga le sezioni obbligatorie e quelle opzionali che contengono dati, omettendo le sezioni prive di dati

Risulta quindi conveniente utilizzare un sistema che presenti già le suddette caratteristiche ed integrarlo nella propria soluzione passandogli i dati necessari alla generazione della fatturazione elettronica. Stiamo parlando di iFatturaPA:
Interfaccia semplice ed intuitivaFacile emissione della fattura elettronica attiva pronta da spedirePotente routine di controllo su presenza e congruità dei dati da inviareCompleta integrazione con il tuo gestionale pre-esistenteGestisce più utenti, più ditte, funziona sia in utenza locale che da FileMaker ServerPuò essere usato anche come gestionale di fatturazione normaleÈ possibile generare le fatture elettroniche in bloccoRetro-compatibile a partire da FileMaker 14Multipiattaforma: può essere usato sia su Windows che su MacAggiornabile dinamicamente, con semplicità così da poter seguire le variazioni della normativa
Di fatto iFPA è arrivata alla versione 5 a seguito di vari aggiornamenti, ed anche la versione 5 è stata aggiornata in due circostanze per recepire le ultime modifiche del tracciato XML, sostanzialmente legate all’utilizzo dell’auto-fatturazione per scaricare le spese sostenute all’estero, e per aggiungere i controlli relativi
Include routine di conversione delle fatture elettroniche passive in dati FileMaker integrabili nel tuo gestionaleAssistenza gratuita con un forum dedicato, col quale nel corso di questi anni siamo riusciti a risolvere parecchi dubbi dei nostri utenti.

A tutte queste features va aggiunta la caratteristica forse più importante: si tratta di un software rodato, forgiato dall’esperienza di centinaia di clienti che lo utilizzano quotidianamente da vari anni, che hanno già avuto modo di confrontarsi e risolvere i problemi relativi alla creazione della FE a partire dal proprio gestionale.

Links

https://it.wikipedia.org/wiki/Fattura_elettronica_in_Italia
https://www.fatturapa.gov.it/it/index.html
https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/aree-tematiche/fatturazione-elettronica
https://www.fatturapa.gov.it/it/faq/FAQ_file_fatturapa.htm
https://bit.ly/3imXE0y

Se ti serve aiuto per integrare la fatturazione elettronica nella tua soluzione FileMaker, ci trovi sul FileMaker Guru Corner, il nostro forum e nella nostra meravigliosa community Facebook FileMaker Developer Italia dove facciamo assistenza gratuitamente. Se invece hai bisogno di un preventivo per una consulenza, mandaci una email (team@fmguru.it)!